Factorial docs – het beste document management is nu beschikbaar

Documentbeheer kan voor veel bedrijven een uitdaging zijn. Zo blijft het ingewikkeld om te zorgen dat belangrijke informatie veilig wordt opgeslagen, documenten worden gedeeld aan de juiste werknemer en de zichtbaarheid van het bedrijfsbeleid, contracten en loonstroken worden aangepast.

Veel bedrijven vertrouwen op document management systemen om al deze taken uit te voeren. Helaas is dit vaak een dure oplossing en niet erg efficiënt. De meeste document management softwares die op de markt te vinden zijn, kunnen alleen documenten opslaan en worden verder niet geïntegreerd in het bedrijf. Doordat men meerdere platformen moet gebruiken om dagtaken uit te voeren, verdwijnt deze software naar de achtergrond.

Om ervoor te zorgen dat documentbeheer een waardevolle toevoeging is voor jouw bedrijf, moet het voldoen aan een aantal basisvereisten:

  • Het moet gesynchroniseerd kunnen worden met je verlof en verzuim software om de desbetreffende documenten te kunnen opslaan.
  • De loonstroken moeten alleen zichtbaar zijn voor de werknemer waartoe ze behoren.
  • Er moet gebruik worden gemaakt van een afgeschermd portaal waar elke medewerker toegang heeft tot zijn eigen loonstroken, persoonsgegevens en contracten.
  • Het programma moet beschikbaar zijn op elk apparaat zonder dat er een aanvullende software moet worden gedownload. Ook moet het compatibel zijn met elk type bestand.
  • Het moet dienen als een intern hulpmiddel om documenten en aankondigingen te delen met het hele bedrijf.
  • Het moet voldoen aan de veiligheidsnormen en privacywetgeving.

Document management Factorial HR

De meest intelligente document manager

Bij Factorial werken we hard om de dagtaken van de HR afdeling te vereenvoudigen, zodat jij je aandacht kunt richten op je werknemers. Om beter te begrijpen wat de behoeften zijn, hebben we met tientallen bedrijven gesproken die Factorial al gebruiken. Op basis van deze gesprekken, hebben wij een intelligent document management systeem ontwikkeld dat tijd bespaart.

Met document management van Factorial, is het mogelijk om alle documenten van je bedrijf en personeel op te slaan in een 100% veilige omgeving. Je hebt vanaf elk apparaat altijd en overal toegang tot de software.

Document management medewerkers

Iedere medewerker heeft een map waarin alle persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Hiermee worden fouten voorkomen en heeft alleen de desbetreffende werknemer toegang tot zijn vertrouwelijke documenten. Wanneer een document wordt toegevoegd, uploaden wij deze automatisch naar het juiste personeelsdossier.

Loonstroken toevoegen, versturen en bewaren was nog nooit zo makkelijk. Het documentbeheer van Factorial is in staat om een enkel document met alle loonstroken te lezen en te splitsen over alle werknemers. Factorial herkent de gegevens van de werknemer en wijst de juiste loonstrook automatisch toe. Je kunt het proces controleren voordat je de loonstroken verstuurd. Er wordt automatisch een notificatie naar alle werknemers gestuurd zodat deze de nieuwe loonstrook kan nakijken en bewaren.

Bepaal welke documenten er worden gedeeld met je medewerkers. Upload elk type bestand en bepaal of deze openbaar zal zijn voor alle werknemers of alleen voor de beheerders. Je kunt de zichtbaarheid zo vaak mogelijk aanpassen als nodig is. Je hoeft alleen het document te verslepen om deze zichtbaar of privé te maken.

Gebruik onze intelligente documentbeheer en bespaar 5 a 6 uur per week op je management. ✅

 

This post is also available in: English US Español Svenska Italiano English UK Français Português PT Mexican

Leave a Comment